AI・自動化

一日の繰り返しの半分を、ソフトウェアに任せる

ウェブサイトに後付けしたチャットボットではありません。事業がすでに使っているシステムにAIを組み込み、名前のついた具体的な仕事をこなします。社外に出るものはすべて人が確認します。そして、自動化しないほうがいいことも正直にお伝えします。

実際にやること

6つの仕事を、具体的に

どれも、いまチームの誰かが、だいたい決まった時間に手作業でしている仕事です。自動化する価値があるかどうかは、まずそこで判断します。

読み取る

請求書、発注書、申込書、本人確認書類、明細書、手書きの伝票を、システムの記録に変えます。省けるのは入力の手間ではありません。誰かの机の上で3日間眠る書類がなくなることです。

仕分ける

お問い合わせ、苦情、申込み、サポートへのメッセージを、届いた瞬間に分類し、緊急度をつけて担当者に回します。誰かが受信箱を開く時間まで待つことはありません。

書く

見積書、提案書、返信文、説明文、掲載文、レポートを、自社の記録と過去の仕事をもとに下書きし、人が手を入れて承認します。なくすのは下書きの作業であって、判断ではありません。

見極める

コンサルタントの経験則ではなく、自社で成約した案件に実際に共通していたことをもとに順位をつけます。実績が増えるほど精度が上がり、理由も説明できます。根拠を問えないスコアは、営業チームに無視されるだけです。

追いかける

WhatsApp、メール、プッシュ通知で順番にメッセージを送り、顧客から返信があった時点で止まります。失注の多くは、議論に負けたからではありません。誰もかけなかった2本目の電話のせいです。

報告する

週次の数字をまとめて月曜の朝に送り、変化の理由を一文で添えます。ダッシュボードは開くのを覚えておく必要があるもの。こちらは、止めるのを覚えておく必要があるものです。

思いとどまっていただくこと

このリストは、あえて営業ページに載せています。失敗したAIプロジェクトの多くは、こうしたリストを持たない人が売ったものだからです。

95%正しいモデルは、20通に1通を間違えます。しかも、その間違いに印はつきません。顧客、規制当局、銀行に届くものは、下書きと送信のあいだに必ず人が入ります。

不採用、価格、お断りの理由を、影響を受ける本人に説明できないなら、自動化すべきではありません。そうした扱いを法律で求める国や地域は年々増えていますし、それとは別に、社内でシステムへの信頼が失われるのもこういうときです。

一人の頭の中にしかない業務を自動化すると、その人の調子のいい日だけでなく、悪い日まで再現されます。まず業務を文書にします。実はそれだけで、お金を払う価値のある改善になることも少なくありません。

何かがわかりにくい、あてにならないという理由で顧客から連絡が来ているなら、アシスタントが早く答えるほど、問題を放っておきやすくなるだけです。まず原因を直し、残りを自動化します。

始め方

全社改革のプログラムではありません。いちばん繰り返しの多い仕事を一つだけ選んで自動化し、以前かかっていた時間と比べて実際にどれだけ減ったかを測ります。

いちばん時間を取られている仕事を挙げていただきます。

いまのやり方でかかる時間を計ります。ふだん誰も記録しない基準値です。

開発します。人による確認の工程は、最初のバージョンから入れます。

1週間、手作業と並行して動かし、両方を比べます。

お伝えしたほど時間が減らなければ、正直にそう申し上げて、そこでやめます。

たいていは、この質問だけで始められます。一文で答えていただければ、自動化する価値があるかどうかをお伝えします。答えが「ない」の場合も含めてです。