AI અને ઓટોમેશન
દિવસનો રિપીટ થતો અડધો ભાગ, સોફ્ટવેરને સોંપેલો
એ ખરેખર શું કરે છે
છ કામ, નામ સાથે
વાંચવું
ડોક્યુમેન્ટમાંથી ડેટા
ઇન્વૉઇસ, પરચેઝ ઓર્ડર, ફોર્મ, ઓળખના ડોક્યુમેન્ટ, સ્ટેટમેન્ટ અને હાથે લખેલી ચિઠ્ઠીઓ — બધું તમારી સિસ્ટમમાં રેકોર્ડ બની જાય. બચત ટાઇપિંગની નથી; બચત એ છે કે કંઈ પણ પહેલાં ત્રણ દિવસ કોઈના ઢગલામાં પડ્યું રહેતું નથી.
છટણી
જે કંઈ આવે, તે તરત વર્ગીકૃત
ઇન્ક્વાયરી, ફરિયાદ, અરજી અને સપોર્ટ મેસેજ આવતાંની સાથે જ વર્ગીકૃત થાય, એની તાકીદ નક્કી થાય અને યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચે — કોઈ ઇનબોક્સ ખોલે ત્યારે નહીં.
લખવું
પહેલો ડ્રાફ્ટ, છેલ્લો નહીં
ક્વોટેશન, પ્રપોઝલ, જવાબ, વર્ણન, લિસ્ટિંગ અને રિપોર્ટ — તમારા પોતાના રેકોર્ડ અને તમારા જૂના કામ પરથી ડ્રાફ્ટ થાય, પછી એક વ્યક્તિ એને સુધારે અને અપ્રૂવ કરે. જે કામ ઓછું થાય છે તે ડ્રાફ્ટ લખવાનું છે, નિર્ણય લેવાનું નહીં.
સ્કોરિંગ
પહેલો ફોન કઈ લીડને કરવો
કોઈ કન્સલ્ટન્ટના અંદાજિયા નિયમ પરથી નહીં, પણ તમારા પોતાના પાકા થયેલા સોદામાં ખરેખર શું સરખું હતું તેના પરથી ક્રમ. ઇતિહાસ વધે તેમ એ સુધરે છે, અને એ સમજાવી શકાય છે — જે સ્કોર પર કોઈ સવાલ ન કરી શકે, તેને સેલ્સ ટીમ અવગણે છે.
પીછો
કોઈએ યાદ રાખ્યા વગર થતો ફોલો-અપ
WhatsApp, ઈમેલ અને પુશ પર ક્રમબદ્ધ મેસેજ, જે ગ્રાહક જવાબ આપે એ ક્ષણે બંધ થઈ જાય. મોટા ભાગના હાથમાંથી ગયેલા સોદા દલીલમાં હાર્યા નથી હોતા; એ એવો બીજો ફોન છે, જે કોઈએ કર્યો જ નહીં.
રિપોર્ટિંગ
જાતે આવી જતા આંકડા
અઠવાડિયાના આંકડા ભેગા થઈને સોમવારે સવારે પહોંચી જાય, અને શું બદલાયું તે એક વાક્યમાં સમજાવેલું. ડેશબોર્ડ ખોલવાનું યાદ રાખવું પડે છે; આ બંધ કરવાનું યાદ રાખવું પડે.
જેનાથી અમે તમને રોકીશું
ચાર વસ્તુ, જે ઓટોમેટ ન કરવી
જેને કોઈ ચકાસતું નથી એવી કોઈ પણ અંતિમ વસ્તુ
95% વખત સાચું પડતું મોડેલ વીસમાંથી એક પત્રમાં ખોટું પડે છે, અને ખોટા પત્ર પર કોઈ નિશાની નથી હોતી. ગ્રાહક, રેગ્યુલેટર કે બેંક સુધી પહોંચતી દરેક વસ્તુમાં ડ્રાફ્ટ અને મોકલવા વચ્ચે એક વ્યક્તિ હોય છે.
જેનો ખુલાસો ન આપી શકો એવો નિર્ણય
કોઈ નામંજૂરી, ભાવ કે ઇનકારનું કારણ અસરગ્રસ્ત વ્યક્તિને સમજાવી ન શકાય, તો એ ઓટોમેટ ન થવું જોઈએ. દર વર્ષે વધુ ને વધુ જગ્યાએ કાયદો પણ આ જ કહે છે, અને એ ઉપરાંત, સંસ્થાની અંદર સિસ્ટમ પરનો ભરોસો આ રીતે જ તૂટે છે.
કોઈએ ક્યારેય લખી ન હોય એવી પ્રક્રિયા
જે પ્રક્રિયા ફક્ત એક વ્યક્તિના મગજમાં હોય, તેને ઓટોમેટ કરવાથી એના સારા દિવસોની સાથે ખરાબ દિવસો પણ કોપી થાય છે. પહેલાં પ્રક્રિયા લખાય છે — અને ઘણી વાર તમે જેના પૈસા ચૂકવો છો, તે સુધારો આટલો જ હોય છે.
તૂટેલા કામકાજની આગળ ચેટબોટ
કંઈક અસ્પષ્ટ કે અવિશ્વસનીય હોવાને કારણે ગ્રાહકો લખતા હોય, તો ઝડપથી જવાબ આપતો આસિસ્ટન્ટ સમસ્યાને અવગણવાનું સસ્તું બનાવી દે છે. પહેલાં કારણ સુધારો, પછી બાકીનું ઓટોમેટ કરો.
અમે શરૂઆત કેવી રીતે કરીએ છીએ
એક કામ, માપીને, પંદર દિવસમાં
સૌથી વધુ કલાકો ખાઈ જતું કામ તમે જણાવો.
આજે એ જે રીતે થાય છે, તેનો સમય અમે માપીએ — એ બેઝલાઇન, જે સામાન્ય રીતે કોઈ નોંધતું નથી.
એ બનાવાય, અને પહેલા વર્ઝનથી જ એમાં ચકાસણીનું સ્ટેપ હોય.
એક અઠવાડિયું એ હાથે થતી પ્રક્રિયાની સાથે ચાલે, અને બંનેની સરખામણી થાય.
અમે કહ્યું હતું એટલું ન બચ્યું, તો અમે એ સીધું કહીએ અને ત્યાં જ અટકીએ.
તમારી ટીમ રોજ એવું શું કરે છે, જેનો ડ્રાફ્ટ મશીન બનાવી શકે?
શરૂઆત માટે સામાન્ય રીતે આટલો પ્રશ્ન પૂરતો છે. એક વાક્યમાં જવાબ આપો, અને અમે કહીશું કે એ ઓટોમેટ કરવા જેવું છે કે નહીં — જવાબ ના હોય ત્યારે પણ.